การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด

ตุลาคม 17, 2007

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด (Internal Control for Cash)

เงินสดเป็นสินทรัพย์ที่สามารถเปลี่ยนมือได้ง่าย จึงทำให้เกิดการสูญหาย หรือทุจริตได้ง่ายที่สุด ดังนั้นกิจการจึงต้องมีวิธีการรักษาและควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดอย่างรัดกุม การวางแผนเกี่ยวกับเงินสด เป็นเครื่องมือที่ผู้บริหารใช้ในการประเมินความสามารถของกิจการในการชำระหนี้ และเป็นวิธีการที่ทำให้เกิดความแน่ใจว่ามีเงินสดเพียงพอที่จะใช้จ่ายภายในกิจการรวมทั้งเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายแก่กิจการได้ การควบคุมเงินสดเป็นวิธีการที่ทำให้เกิดความเชื่อมั่นได้ระดับหนึ่งถึงความปลอดภัยของเงินสด การควบคุมภายในที่มีอย่างเพียงพอจะช่วยในด้านการดูแลรักษาสินทรัพย์ของกิจการ การทุจริตและการยักยอกเงินสด การควบคุมภายในเงินสดสามารถทำได้หลายวิธี

การทุจริตและการยักยอกเงินสด การทุจริตและยักยอกเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร มักจะเกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น
1 การยักยอกเงินลูกค้า (Lapping) พนักงานเก็บเงินสดที่ได้รับชำระหนี้จาก
ลูกค้านำไปใช้ส่วนตัว โดยยังไม่บันทึกบัญชีการรับชำระหนี้ในวันที่ได้รับเงิน และจะรอไว้จนลูกหนี้รายอื่นนำเงินมาชำระหนี้จึงจะบันทึกการรับชำระหนี้จากลูกหนี้รายแรก หรือบันทึกแต่เพียง
บางส่วน
2 การโอนเช็คลอย (Check Kiting) การทุจริตวิธีนี้กระทำโดยผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารและจะกระทำในวันสิ้นเดือน โดยผู้ทุจริตเขียนเช็คของธนาคารหนึ่งแล้วไปฝากไว้กับอีกธนาคารหนึ่งเท่ากับจำนวนเงินที่ขาดบัญชีเงินฝากธนาคารในธนาคารหลังนี้จะสูงขึ้นเท่ากับเช็คที่นำฝากแต่เงินฝากธนาคารในธนาคารแรกจะยังไม่ลดลงทันที เพราะธนาคารอาจจะส่งเช็คไปเรียกเก็บเงินยังไม่ทันยอดเงินฝากธนาคารในธนาคารแรก จะสูงเกินกว่าความจริงเท่ากับจำนวนเงินที่ถูกยักยอกไปใช้
3 การบันทึกรายการลวงในบัญชีรายจ่ายหรือบัญชีอื่น เพื่อยักยอกเงินสดไป
ใช้ส่วนตัว โดยการทำใบสำคัญปลอมเพื่อเบิกเงินหรือนำใบสำคัญที่เบิกจ่ายแล้วมาเบิกซ้ำอีกเพราะมิได้มีการประทับตราจ่ายแล้ว เป็นต้น

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด มีหลักการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดดังนี้
1 แบ่งแยกหน้าที่ ความรับผิดชอบอย่างชัดเจนทั้งนี้เพื่อป้องกันมิให้มีการนำเงินสดไปใช้ส่วนตัวแล้วบันทึกบัญชีเพื่อบิดเบือนรายการดังกล่าวโดยสะดวก
2 ไม่ให้พนักงานคนใดคนหนึ่งทำงานตั้งแต่ต้นจนจบคนเดียวเพราะจะเกิดทุจริตได้ง่ายหรือเกิดการหลงลืมได้ง่าย
3 ให้การทำงานของแต่ละคน สามารถทดสอบซึ่งกันและกันได้ มีการตรวจเช็ดระหว่างอย่างสม่ำเสมอ
4 มีการตรวจสอบภายในอย่างสม่ำเสมอและ เพื่อประเมินผลการควบคุมการดำเนินไปด้วยดีเพียงใด มีสิ่งใดที่ต้องแก้ไขปรับปรุง แต่งตั้งผู้ตรวจสอบเพื่อตรวจเช็คความถูกต้อง
5 ใช้เครื่องมือช่วยในการควบคุมเงินสด เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เป็นต้น
6 ใช้ระบบใบสำคัญเพื่อควบคุมการจ่ายเงิน เพราะต้องผ่านการอนุมัติใบสำคัญ และการจ่ายเช็คต้องจ่ายตามใบสำคัญที่อนุมัติ
7 เงินสดรับทุกรายการ ควรนำฝากธนาคารทั้งหมด เมื่อต้องการจ่ายเงินให้จ่ายเป็นเช็ค

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s