คลิ๊ก แบบฝึกหัดการบันทึกบัญชีเงินสด

เงินสดเป็นสินทรัพย์ของกิจการที่มีสภาพคล่องเป็นอันดับแรกและมักมีการทุจริตยักยอกโดยวิธีการต่างๆ ดังกล่าวมาข้างต้น กิจการจึงต้องมีการวางแผนควบคุมเงินสดเพื่อป้องกันการทุจริตและเพื่อความอยู่รอดของการดำเนินงานทางธุรกิจ ปัจจุบันนักบริหารที่ดีจึงต้องมีการวางแผนการใช้จ่ายเงินมีการจัดการเกี่ยวกับเงินสดเช่น มีการจัดทำวงเงินสดย่อยซึ่งสามารถทำได้สามขั้นตอน

การพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารสามารถพิสูจน์ได้สามวิธี การจัดทำงบประมาณเงินสดประกอบด้วยงบประกอบงบประมาณการรับชำระหนี้และงบประมาณการจ่ายชำระหนี้ จากวิธีการเงินสดย่อย
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารและการจัดทำงบประมาณก็ เพื่อช่วยในการบริหารด้านการเงินของกิจการ เพื่อให้กิจการมีเงินสดใช้จ่ายเพียงพอกับธุรกิจของตน และเพื่อก่อให้เกิดความเชื่อมั่นในกระบวนการตัดสินใจด้านการลงทุนในอนาคตต่อไป

งบประมาณเงินสด (Cash Budgets)

การจัดทำงบประมาณเงินสดเป็นการวางแผนการใช้จ่ายเงินระยะสั้นในแต่ละปีเพื่อให้กิจการทราบว่ามีการรับ และจ่ายเงินสดระหว่างเดือนเป็นจำนวนเท่าใดมีเงินเพียงพอ สำหรับการใช้จ่ายและมีเงินสดคงเหลือในกิจการเป็นจำนวนเท่าใด การจัดทำงบประมาณเงินสดนิยมทำเป็นไตรมาสและจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต

การจัดทำงบประมาณเงินสดเป็นการสรุปยอดการรับเงินสดและจ่ายเงินสดพร้อมทั้งยอดเงินสดคงเหลือที่จะเกิดขึ้นในช่วงเวลาที่กำหนดให้ด้วย วิธีการประมาณข้อมูลที่เกิดขึ้นแล้ว อย่างมีหลักเกณฑ์ กล่าวคือ เงินสดรับจะประมาณได้จากยอดขายและประสบการณ์ในการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ในเวลาที่ผ่านมา การจ่ายเงินสดจะประมาณได้จากการพิจารณาถึงการซื้อสินค้าตลอดจนการจ่ายชำระหนี้

ตัวอย่าง การจัดทำงบประมาณเงินสด บริษัทชลธาร จำกัดไตรมาสแรกของปี 25×2 โดยมีข้อมูลทางการเงินดังต่อไปนี้

  1. ยอดเงินสดยกมาในวันที่ 1 ม.ค.25×2 จำนวน 14,000 บาท
  2. ยอดขายสดและขายเชื่อปี 25×1, 25×2 มีรายละเอียดดัง
  3. บริษัทมีรายจ่ายดังต่อไปนี้นี้
    การเก็บเงินจากลูกหนี้ มีเงื่อนไข 2/10, n/90 และประมาณการเรียกเก็บเงินได้ดังนี้

    • 70% เก็บได้ในเดือนที่ขายและให้ส่วนลด
    • 20% เก็บในเดือนถัดไป
    • 10% เก็บในเดือนถัดไปอีก
  4. บริษัทมีรายจ่ายดังต่อไปนี้

    บริษัทมีนโยบายจ่ายชำระหนี้ในการซื้อเชื่อดังนี้

    • 80% จ่ายในเดือนที่ซื้อ
    • 20% จ่ายในเดือนต่อไป
  5. บริษัทมีรายได้ดอกเบี้ยเดือนละ 7,000 บาท
    ให้ทำ งบประมาณเงินสดสำหรับไตรมาสแรกของปี 25×2 และงบประกอบงบประมาณเงินสด
    ตาราง ก.


    ตาราง ข.

    ตาราง ค.


การทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement)

เมื่อกิจการเปิดบัญชีเงินกระแสรายวันกับธนาคาร กิจการมีฐานะเป็นเจ้าหนี้ธนาคารตามจำนวนเงินฝากในบัญชีของกิจการที่ยังคงเหลืออยู่ โดยปกติกิจการค้าส่วนใหญ่มีรายการรับเงินและกิจการนำเงินไปฝากธนาคารเพื่อการควบคุมเงินสด คือ เมื่อมีรายการรับก็นำฝากธนาคารทั้งหมด เมื่อมีรายการจ่ายกิจการจ่ายเป็นเช็ค ดังนั้นธนาคารส่วนใหญ่จะแจ้งรายละเอียดการฝากเงินกับการถอนเงินให้ลูกค้าทราบเป็นระยะๆ เพื่อป้องกันการจ่ายเงินเกินบัญชี ซึ่งจะเป็นสาเหตุให้ลูกค้าเสียหายเว้นแต่ มีการตกลงกันเป็นพิเศษในเรื่องการขอเบิกเงินเกินบัญชีจากธนาคาร ที่เรียกว่า O.D = Bank Overdraft ดังนั้นธนาคารจึงถือเป็นธรรมเนียมปฏิบัติ โดยส่งสำเนาบัญชีเงินฝากให้กิจการอย่างน้อยเดือนละครั้งโดยปกติส่งให้ทุกวันสิ้นเดือนเพื่อยืนยันยอดเงินฝากธนาคาร ณ วันใดวันหนึ่งว่ามีจำนวนเงินในบัญชีเท่าใด สำเนาบัญชีเงินฝากที่แสดงรายละเอียดให้เห็นว่ากิจการนำเงินฝากเมื่อไร ได้จ่ายเงินตามเช็คเลขอะไร เป็นจำนวนเงินเท่าใด หรือธนาคารคิดค่าธรรมเนียมใดบ้างสำเนาบัญชีเงินฝากนี้เรียกว่าใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (The Bank Statement)
1 วัตถุประสงค์ของการจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เพื่อให้กิจการสามารถใช้ใบแจ้งยอดจากธนาคารตรวจสอบกับข้อมูลที่กิจการได้จดบันทึกไว้ ถ้าตรงกันก็ไม่จำเป็นต้องกระทบยอดเงินฝากธนาคาร ตามปกติยอดคงเหลือในกิจการจะไม่เท่ากับยอดเงินฝากกิจการ ดังนั้นจึงต้องมีการจัดทำงบเพื่อกระทบยอดโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของตัวเลขที่บันทึกไว้ทั้งสองฝ่าย
2สาเหตุที่ทำให้ยอดคงเหลือในกิจการและยอดคงเหลือตามใบแจ้งยอดแตกต่างกันอาจสรุปได้ดังนี้

  • เงินฝากระหว่างทาง (Deposits In Transit) คือ รายการฝากเงินที่กิจการได้บันทึกบัญชีแล้วแต่ธนาคารยังไม่ได้บันทึกบัญชี ซึ่งอาจเนื่องจากเป็นเช็คระหว่างรอเรียกเก็บจึงมีผลทำให้ยอดเงินฝากธนาคารต่ำไป
  • เช็คค้างจ่าย (Outstanding Checks) คือ เช็คที่กิจการสั่งจ่ายไปแล้วแต่ผู้ที่ได้รับเช็คยังไม่นำไปขึ้นเงินกับธนาคาร มีผลทำให้ยอดธนาคารสูงกว่ากิจการ
  • ธนาคารเพิ่มยอดเงินฝากโดยที่ไม่ได้แจ้งให้กิจการทราบ เช่น มีการโอนเงินเข้าบัญชี หรือการที่ธนาคารเรียกเก็บเงินตามตั๋วและนำเข้าบัญชีซึ่งธนาคารเพิ่มยอดให้แต่กิจการยังไม่ได้เพิ่ม มีผลทำให้เงินฝากธนาคารสูงกว่ากิจการ
  • ธนาคารลดยอดเงินฝากโดยมิได้แจ้งให้ทราบ เช่น ค่าธรรมเนียม ค่าสมุดเช็ค เช็คคืน เป็นต้น รายการนี้ทำให้ยอดธนาคารต่ำกว่ายอดกิจการ
  • การบันทึกบัญชีผิดพลาด อาจเนื่องมาจากพนักงานของกิจการหรือธนาคารบันทึกผิดพลาดเช่นนำเช็คของผู้อื่นมาหักบัญชี หรือฝากผิดบัญชี หรือลงบัญชีสูงไป และต่ำไป เป็นต้น

3 ขั้นตอนการจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร

  • เปรียบเทียบรายการฝากเงินในช่องฝาก (Deposit) ตรวจเช็ครายการช่องฝากตามใบแจ้งยอดของธนาคารด้านเดบิตในสมุดบัญชีของกิจการโดยดูสำเนาใบฝากเงินประกอบรายการใดตรงกันให้เช็คถูก รายการใดไม่ตรงให้เช็คผิด เพื่อนำรายการที่ไม่ตรงมาทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร
  • เปรียบเทียบรายการถอนเงินในช่องถอน (Withdrawal) ตรวจเช็ครายการตามใบแจ้งยอดธนาคารกับรายการด้านเครดิตในสมุดกิจการโดยดูต้นขั้วเช็คประกอบด้วยรายการที่ตรงกันให้เช็คถูก รายใดไม่ตรงให้เช็ดผิดให้รวบรวมรายการที่ไม่ตรงมาทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร
  • นำรายการที่ไม่ตรงกันมาจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เมื่อรวบรวมรายการมาทำงบพิสูจน์สามารถจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากได้ 3 วิธี

4 การจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร สามารถกระทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากได้ 3 วิธีคือ

  • วิธีการพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารที่ถูกต้อง คือวิธีหายอดคงเหลือที่ถูกต้องทั้งสองด้านจะต้องเท่ากัน วิธีนี้จะนิยมทำกันมากที่สุด สามารถจัดทำรูปแบบฟอร์มดังตัวอย่างต่อไปนี้

  • วิธีการพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารไปหายอดเงินฝากตามสมุดกิจการ กิจการ
    สามารถจัดทำยอดกระทบจากอีกฝ่ายไปหายังอีกฝ่ายได้ดังตามแบบฟอร์มต่อไปนี้

  • วิธีการพิสูจน์ยอดเงินฝากตามสมุดบัญชีกิจการไปหายอดเงินฝากธนาคาร

กิจการสามารถจัดทำยอดกระทบจากอีกฝ่ายไปหายังอีกฝ่ายได้ดังตามแบบฟอร์มต่อไปนี้

วิธีการบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย

จากการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดมีหลักการที่สำคัญคือรายจ่ายทุกรายการควรจ่าย
ด้วยวิธีการใช้เช็ค เว้นแต่จะมีรายการที่จ่ายเป็นจำนวนเพียงเล็กน้อยกิจการควรจ่ายจากระบบใบสำคัญจ่าย (Voucher System) มาใช้ เพื่อให้มั่นใจว่ารายจ่ายทุกรายการได้มีการอนุมัติอย่างเหมาะสมมีการตรวจสอบก่อนออกเช็คสั่งจ่าย และยังช่วยวางแผนการจ่ายเงินได้ทันเวลา จากการกำหนดวิธีอนุมัติจ่ายซึ่งรายการที่จำนวนเงินไม่มากควรให้จ่ายจากเงินสดย่อย ซึ่งระบบเงินสดย่อยมีวิธีปฏิบัติทางบัญชี และมีความหมายดังจะกล่าวต่อไปนี้
เงินสดย่อย (Petty Cash) หมายถึง เงินสดที่จำนวนหนึ่งที่มีพนักงานได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ดูแลซึ่งเรียกว่า ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cash Custodian) มีหน้าที่รับผิดชอบในการจ่ายเงินจำนวนนี้เป็นค่าใช้จ่ายที่เป็นจำนวนไม่มาก นอกเหนือจากการจ่ายเงินตามปกติของกิจการจ่ายชำระด้วยเช็คตามนโยบายควบคุมเงินสด กิจการกำหนดวงเงินไว้เพื่อใช้สำหรับรายจ่ายต่าง ๆของกิจการ ที่เป็นจำนวนเงินไม่มากและรายจ่ายนั้นไม่สะดวกในการสั่งจ่ายด้วยเช็ค การที่กิจการตั้งวงเงินสดย่อยถือได้ว่าเป็นการควบคุมการจ่ายเงินสด โดยการกำหนดให้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการตั้งเบิกเงินสด และการดูแลในการเบิกจ่าย เช่น การจ่ายค่าน้ำมันรถ ค่าพาหนะ ค่ารับรอง เป็นต้น
ระบบเงินสดย่อย วิธีการเงินสดย่อยแบ่งเป็น 2 ระบบ คือระบบวิธีการปฏิบัติแบบระบบจำกัดวงเงิน (Imprest Cash System)และวิธีการปฏิบัติแบบระบบไม่จำกัดวงเงิน (Unimprest Cash System) วิธีที่นิยมใช้มากที่สุดคือ ระบบจำกัดวงเงินเพราะสามารถควบคุมได้ง่าย เมื่อมีการจ่ายชดเชยเงินสดย่อยจำนวนเงินจะต้องเท่ากับวงเงินที่ตั้งไว้ในครั้งแรกทุกครั้ง ในที่นี้จะยกตัวอย่างเพียงวิธีจำกัดวงเงินเท่านั้น วิธีปฏิบัติแบบระบบจำกัดวงเงินมีวิธีการดังนี้

วิธีการปฏิบัติแบบระบบจำกัดวงเงิน คือ เมื่อเริ่มตั้งวงเงินสดย่อย เจ้าหน้าที่การเงิน (Cashier) จะจ่ายเช็คให้พนักงานรักษาเงินสดย่อย เป็นจำนวนเท่ากับวงเงินที่ตั้งไว้ เมื่อได้รับเช็คพนักงานรักษาเงินสดย่อยจะรับเช็คไปเบิกเงินสดจากธนาคารนำมาเก็บรักษาไว้เมื่อมีการขอเบิกเงินรายย่อยพนักงานผู้รักษาเงินสดย่อย รวบรวมใบสำคัญหลักฐานการเบิกจ่าย และบันทึกรายการไว้ในสมุดเงินสดย่อย เมื่อครบกำหนดระยะเวลา หรือเมื่อเงินใกล้หมดพนักงานรักษาเงินสดย่อย สรุปรวบรวมหลักฐานมาขอเบิกเงินตามจำนวนที่ได้จ่ายไป เรียกว่าการเบิกชดเชยเงินสดย่อย สมุดเงินสดย่อย มีลักษณะเป็นบันทึกความทรงจำของผู้รักษาเงินสดย่อย

ขั้นตอนการบันทึกบัญชีเงินสดย่อยวิธีระบบจำกัดวงเงิน (Imprest System)

1. การตั้งวงเงินสดย่อย เมื่อกิจการกำหนดวงเงินสดย่อย วิธีการเหมือนกับการจ่ายเงินของกิจการ โดยกิจการสั่งจ่ายเป็นเช็คและผู้ดูแล เงินสดย่อยจะนำเช็คนั้น ไปเบิกเงินที่ธนาคารเพื่อไว้จ่ายเมื่อมีผู้มาขอเบิกเงินสดย่อย

2 การจ่ายเงินสดย่อย ผู้ดูแลเงินสดย่อย จะบันทึกบัญชีในสมุดเงินสดย่อย เพื่อช่วยในการทำงานสะดวก รวดเร็วขึ้นและยังช่วยบันทึกความทรงจำ (Memo) ในการเบิกเงินสดเมื่อมีผู้มาขอเบิกเงิน

3 การเบิกชดเชยเงินสดย่อย ผู้ดูแลเงินสดย่อยทำการเบิกชดเชยเงินสดย่อยเมื่อเห็นว่าเงินสดย่อยใกล้หมด หรือเมื่อสิ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ในการเบิกชดเชยนั้นผู้ดูแลรวบรวมใบสำคัญจ่ายเงินสด และจัดทำใบขอเบิกชดเชยใหม่ตามเงินในใบสำคัญที่จ่ายไป

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด (Internal Control for Cash)

เงินสดเป็นสินทรัพย์ที่สามารถเปลี่ยนมือได้ง่าย จึงทำให้เกิดการสูญหาย หรือทุจริตได้ง่ายที่สุด ดังนั้นกิจการจึงต้องมีวิธีการรักษาและควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดอย่างรัดกุม การวางแผนเกี่ยวกับเงินสด เป็นเครื่องมือที่ผู้บริหารใช้ในการประเมินความสามารถของกิจการในการชำระหนี้ และเป็นวิธีการที่ทำให้เกิดความแน่ใจว่ามีเงินสดเพียงพอที่จะใช้จ่ายภายในกิจการรวมทั้งเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายแก่กิจการได้ การควบคุมเงินสดเป็นวิธีการที่ทำให้เกิดความเชื่อมั่นได้ระดับหนึ่งถึงความปลอดภัยของเงินสด การควบคุมภายในที่มีอย่างเพียงพอจะช่วยในด้านการดูแลรักษาสินทรัพย์ของกิจการ การทุจริตและการยักยอกเงินสด การควบคุมภายในเงินสดสามารถทำได้หลายวิธี

การทุจริตและการยักยอกเงินสด การทุจริตและยักยอกเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร มักจะเกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น
1 การยักยอกเงินลูกค้า (Lapping) พนักงานเก็บเงินสดที่ได้รับชำระหนี้จาก
ลูกค้านำไปใช้ส่วนตัว โดยยังไม่บันทึกบัญชีการรับชำระหนี้ในวันที่ได้รับเงิน และจะรอไว้จนลูกหนี้รายอื่นนำเงินมาชำระหนี้จึงจะบันทึกการรับชำระหนี้จากลูกหนี้รายแรก หรือบันทึกแต่เพียง
บางส่วน
2 การโอนเช็คลอย (Check Kiting) การทุจริตวิธีนี้กระทำโดยผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารและจะกระทำในวันสิ้นเดือน โดยผู้ทุจริตเขียนเช็คของธนาคารหนึ่งแล้วไปฝากไว้กับอีกธนาคารหนึ่งเท่ากับจำนวนเงินที่ขาดบัญชีเงินฝากธนาคารในธนาคารหลังนี้จะสูงขึ้นเท่ากับเช็คที่นำฝากแต่เงินฝากธนาคารในธนาคารแรกจะยังไม่ลดลงทันที เพราะธนาคารอาจจะส่งเช็คไปเรียกเก็บเงินยังไม่ทันยอดเงินฝากธนาคารในธนาคารแรก จะสูงเกินกว่าความจริงเท่ากับจำนวนเงินที่ถูกยักยอกไปใช้
3 การบันทึกรายการลวงในบัญชีรายจ่ายหรือบัญชีอื่น เพื่อยักยอกเงินสดไป
ใช้ส่วนตัว โดยการทำใบสำคัญปลอมเพื่อเบิกเงินหรือนำใบสำคัญที่เบิกจ่ายแล้วมาเบิกซ้ำอีกเพราะมิได้มีการประทับตราจ่ายแล้ว เป็นต้น

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด มีหลักการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดดังนี้
1 แบ่งแยกหน้าที่ ความรับผิดชอบอย่างชัดเจนทั้งนี้เพื่อป้องกันมิให้มีการนำเงินสดไปใช้ส่วนตัวแล้วบันทึกบัญชีเพื่อบิดเบือนรายการดังกล่าวโดยสะดวก
2 ไม่ให้พนักงานคนใดคนหนึ่งทำงานตั้งแต่ต้นจนจบคนเดียวเพราะจะเกิดทุจริตได้ง่ายหรือเกิดการหลงลืมได้ง่าย
3 ให้การทำงานของแต่ละคน สามารถทดสอบซึ่งกันและกันได้ มีการตรวจเช็ดระหว่างอย่างสม่ำเสมอ
4 มีการตรวจสอบภายในอย่างสม่ำเสมอและ เพื่อประเมินผลการควบคุมการดำเนินไปด้วยดีเพียงใด มีสิ่งใดที่ต้องแก้ไขปรับปรุง แต่งตั้งผู้ตรวจสอบเพื่อตรวจเช็คความถูกต้อง
5 ใช้เครื่องมือช่วยในการควบคุมเงินสด เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เป็นต้น
6 ใช้ระบบใบสำคัญเพื่อควบคุมการจ่ายเงิน เพราะต้องผ่านการอนุมัติใบสำคัญ และการจ่ายเช็คต้องจ่ายตามใบสำคัญที่อนุมัติ
7 เงินสดรับทุกรายการ ควรนำฝากธนาคารทั้งหมด เมื่อต้องการจ่ายเงินให้จ่ายเป็นเช็ค

มาตรฐานการบัญชีให้คำนิยามเงินสดไว้ว่า “ เงินสด (Cash) หมายถึง เงินสดในมือและเงินฝากธนาคารทุกประเภท ไม่รวมเงินฝากธนาคารประเภทที่ต้องจ่ายคืนเมื่อสิ้นระยะเวลาอันกำหนดไว้”

เงินสดในทางบัญชียังหมายความรวมถึงเอกสารทางการเงินหรือเอกสารเครดิตที่สามารถเปลี่ยนมือได้ง่าย สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ทันทีเมื่อต้องการใช้ เงินสดมีลักษณะอยู่หลายชนิดที่ใช้เป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนแต่ในขณะเดียวกันจะเป็นตัวกำหนดมูลค่าทางเศรษฐกิจ ในการดำเนินธุรกิจกิจการอาจมีเงินฝากธนาคารหลายบัญชีและมีเงินสดในมืออีกด้วย แต่จะแสดงรายการในงบดุล รวมยอดเงินสดและเงินฝากธนาคารไว้เข้าด้วยกันภายใต้สินทรัพย์หมุนเวียน เงินสดสามารถแบ่งจัดรายการเป็นชนิดของเงินสด และเอกสารที่มิใช่เงินสดได้ดังต่อไปนี้

ชนิดของเงินสดที่จัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ประกอบด้วย
1 เงินเหรียญ ธนบัตร
2 เช็คของลูกค้า เช็คของธนาคาร เช็คเดินทาง เช็คไปรษณีย์ เช็คส่วนบุคคล
3 ดราฟต์
4 ธนาณัติ
5 เงินฝากธนาคารประเภทถอนได้เมื่อทวงถาม