วิธีการบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย

ตุลาคม 17, 2007

วิธีการบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย

จากการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดมีหลักการที่สำคัญคือรายจ่ายทุกรายการควรจ่าย
ด้วยวิธีการใช้เช็ค เว้นแต่จะมีรายการที่จ่ายเป็นจำนวนเพียงเล็กน้อยกิจการควรจ่ายจากระบบใบสำคัญจ่าย (Voucher System) มาใช้ เพื่อให้มั่นใจว่ารายจ่ายทุกรายการได้มีการอนุมัติอย่างเหมาะสมมีการตรวจสอบก่อนออกเช็คสั่งจ่าย และยังช่วยวางแผนการจ่ายเงินได้ทันเวลา จากการกำหนดวิธีอนุมัติจ่ายซึ่งรายการที่จำนวนเงินไม่มากควรให้จ่ายจากเงินสดย่อย ซึ่งระบบเงินสดย่อยมีวิธีปฏิบัติทางบัญชี และมีความหมายดังจะกล่าวต่อไปนี้
เงินสดย่อย (Petty Cash) หมายถึง เงินสดที่จำนวนหนึ่งที่มีพนักงานได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ดูแลซึ่งเรียกว่า ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cash Custodian) มีหน้าที่รับผิดชอบในการจ่ายเงินจำนวนนี้เป็นค่าใช้จ่ายที่เป็นจำนวนไม่มาก นอกเหนือจากการจ่ายเงินตามปกติของกิจการจ่ายชำระด้วยเช็คตามนโยบายควบคุมเงินสด กิจการกำหนดวงเงินไว้เพื่อใช้สำหรับรายจ่ายต่าง ๆของกิจการ ที่เป็นจำนวนเงินไม่มากและรายจ่ายนั้นไม่สะดวกในการสั่งจ่ายด้วยเช็ค การที่กิจการตั้งวงเงินสดย่อยถือได้ว่าเป็นการควบคุมการจ่ายเงินสด โดยการกำหนดให้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการตั้งเบิกเงินสด และการดูแลในการเบิกจ่าย เช่น การจ่ายค่าน้ำมันรถ ค่าพาหนะ ค่ารับรอง เป็นต้น
ระบบเงินสดย่อย วิธีการเงินสดย่อยแบ่งเป็น 2 ระบบ คือระบบวิธีการปฏิบัติแบบระบบจำกัดวงเงิน (Imprest Cash System)และวิธีการปฏิบัติแบบระบบไม่จำกัดวงเงิน (Unimprest Cash System) วิธีที่นิยมใช้มากที่สุดคือ ระบบจำกัดวงเงินเพราะสามารถควบคุมได้ง่าย เมื่อมีการจ่ายชดเชยเงินสดย่อยจำนวนเงินจะต้องเท่ากับวงเงินที่ตั้งไว้ในครั้งแรกทุกครั้ง ในที่นี้จะยกตัวอย่างเพียงวิธีจำกัดวงเงินเท่านั้น วิธีปฏิบัติแบบระบบจำกัดวงเงินมีวิธีการดังนี้

วิธีการปฏิบัติแบบระบบจำกัดวงเงิน คือ เมื่อเริ่มตั้งวงเงินสดย่อย เจ้าหน้าที่การเงิน (Cashier) จะจ่ายเช็คให้พนักงานรักษาเงินสดย่อย เป็นจำนวนเท่ากับวงเงินที่ตั้งไว้ เมื่อได้รับเช็คพนักงานรักษาเงินสดย่อยจะรับเช็คไปเบิกเงินสดจากธนาคารนำมาเก็บรักษาไว้เมื่อมีการขอเบิกเงินรายย่อยพนักงานผู้รักษาเงินสดย่อย รวบรวมใบสำคัญหลักฐานการเบิกจ่าย และบันทึกรายการไว้ในสมุดเงินสดย่อย เมื่อครบกำหนดระยะเวลา หรือเมื่อเงินใกล้หมดพนักงานรักษาเงินสดย่อย สรุปรวบรวมหลักฐานมาขอเบิกเงินตามจำนวนที่ได้จ่ายไป เรียกว่าการเบิกชดเชยเงินสดย่อย สมุดเงินสดย่อย มีลักษณะเป็นบันทึกความทรงจำของผู้รักษาเงินสดย่อย

ขั้นตอนการบันทึกบัญชีเงินสดย่อยวิธีระบบจำกัดวงเงิน (Imprest System)

1. การตั้งวงเงินสดย่อย เมื่อกิจการกำหนดวงเงินสดย่อย วิธีการเหมือนกับการจ่ายเงินของกิจการ โดยกิจการสั่งจ่ายเป็นเช็คและผู้ดูแล เงินสดย่อยจะนำเช็คนั้น ไปเบิกเงินที่ธนาคารเพื่อไว้จ่ายเมื่อมีผู้มาขอเบิกเงินสดย่อย

2 การจ่ายเงินสดย่อย ผู้ดูแลเงินสดย่อย จะบันทึกบัญชีในสมุดเงินสดย่อย เพื่อช่วยในการทำงานสะดวก รวดเร็วขึ้นและยังช่วยบันทึกความทรงจำ (Memo) ในการเบิกเงินสดเมื่อมีผู้มาขอเบิกเงิน

3 การเบิกชดเชยเงินสดย่อย ผู้ดูแลเงินสดย่อยทำการเบิกชดเชยเงินสดย่อยเมื่อเห็นว่าเงินสดย่อยใกล้หมด หรือเมื่อสิ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ในการเบิกชดเชยนั้นผู้ดูแลรวบรวมใบสำคัญจ่ายเงินสด และจัดทำใบขอเบิกชดเชยใหม่ตามเงินในใบสำคัญที่จ่ายไป

About these ads

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s