การทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement)

ตุลาคม 17, 2007

การทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement)

เมื่อกิจการเปิดบัญชีเงินกระแสรายวันกับธนาคาร กิจการมีฐานะเป็นเจ้าหนี้ธนาคารตามจำนวนเงินฝากในบัญชีของกิจการที่ยังคงเหลืออยู่ โดยปกติกิจการค้าส่วนใหญ่มีรายการรับเงินและกิจการนำเงินไปฝากธนาคารเพื่อการควบคุมเงินสด คือ เมื่อมีรายการรับก็นำฝากธนาคารทั้งหมด เมื่อมีรายการจ่ายกิจการจ่ายเป็นเช็ค ดังนั้นธนาคารส่วนใหญ่จะแจ้งรายละเอียดการฝากเงินกับการถอนเงินให้ลูกค้าทราบเป็นระยะๆ เพื่อป้องกันการจ่ายเงินเกินบัญชี ซึ่งจะเป็นสาเหตุให้ลูกค้าเสียหายเว้นแต่ มีการตกลงกันเป็นพิเศษในเรื่องการขอเบิกเงินเกินบัญชีจากธนาคาร ที่เรียกว่า O.D = Bank Overdraft ดังนั้นธนาคารจึงถือเป็นธรรมเนียมปฏิบัติ โดยส่งสำเนาบัญชีเงินฝากให้กิจการอย่างน้อยเดือนละครั้งโดยปกติส่งให้ทุกวันสิ้นเดือนเพื่อยืนยันยอดเงินฝากธนาคาร ณ วันใดวันหนึ่งว่ามีจำนวนเงินในบัญชีเท่าใด สำเนาบัญชีเงินฝากที่แสดงรายละเอียดให้เห็นว่ากิจการนำเงินฝากเมื่อไร ได้จ่ายเงินตามเช็คเลขอะไร เป็นจำนวนเงินเท่าใด หรือธนาคารคิดค่าธรรมเนียมใดบ้างสำเนาบัญชีเงินฝากนี้เรียกว่าใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (The Bank Statement)
1 วัตถุประสงค์ของการจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เพื่อให้กิจการสามารถใช้ใบแจ้งยอดจากธนาคารตรวจสอบกับข้อมูลที่กิจการได้จดบันทึกไว้ ถ้าตรงกันก็ไม่จำเป็นต้องกระทบยอดเงินฝากธนาคาร ตามปกติยอดคงเหลือในกิจการจะไม่เท่ากับยอดเงินฝากกิจการ ดังนั้นจึงต้องมีการจัดทำงบเพื่อกระทบยอดโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของตัวเลขที่บันทึกไว้ทั้งสองฝ่าย
2สาเหตุที่ทำให้ยอดคงเหลือในกิจการและยอดคงเหลือตามใบแจ้งยอดแตกต่างกันอาจสรุปได้ดังนี้

  • เงินฝากระหว่างทาง (Deposits In Transit) คือ รายการฝากเงินที่กิจการได้บันทึกบัญชีแล้วแต่ธนาคารยังไม่ได้บันทึกบัญชี ซึ่งอาจเนื่องจากเป็นเช็คระหว่างรอเรียกเก็บจึงมีผลทำให้ยอดเงินฝากธนาคารต่ำไป
  • เช็คค้างจ่าย (Outstanding Checks) คือ เช็คที่กิจการสั่งจ่ายไปแล้วแต่ผู้ที่ได้รับเช็คยังไม่นำไปขึ้นเงินกับธนาคาร มีผลทำให้ยอดธนาคารสูงกว่ากิจการ
  • ธนาคารเพิ่มยอดเงินฝากโดยที่ไม่ได้แจ้งให้กิจการทราบ เช่น มีการโอนเงินเข้าบัญชี หรือการที่ธนาคารเรียกเก็บเงินตามตั๋วและนำเข้าบัญชีซึ่งธนาคารเพิ่มยอดให้แต่กิจการยังไม่ได้เพิ่ม มีผลทำให้เงินฝากธนาคารสูงกว่ากิจการ
  • ธนาคารลดยอดเงินฝากโดยมิได้แจ้งให้ทราบ เช่น ค่าธรรมเนียม ค่าสมุดเช็ค เช็คคืน เป็นต้น รายการนี้ทำให้ยอดธนาคารต่ำกว่ายอดกิจการ
  • การบันทึกบัญชีผิดพลาด อาจเนื่องมาจากพนักงานของกิจการหรือธนาคารบันทึกผิดพลาดเช่นนำเช็คของผู้อื่นมาหักบัญชี หรือฝากผิดบัญชี หรือลงบัญชีสูงไป และต่ำไป เป็นต้น

3 ขั้นตอนการจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร

  • เปรียบเทียบรายการฝากเงินในช่องฝาก (Deposit) ตรวจเช็ครายการช่องฝากตามใบแจ้งยอดของธนาคารด้านเดบิตในสมุดบัญชีของกิจการโดยดูสำเนาใบฝากเงินประกอบรายการใดตรงกันให้เช็คถูก รายการใดไม่ตรงให้เช็คผิด เพื่อนำรายการที่ไม่ตรงมาทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร
  • เปรียบเทียบรายการถอนเงินในช่องถอน (Withdrawal) ตรวจเช็ครายการตามใบแจ้งยอดธนาคารกับรายการด้านเครดิตในสมุดกิจการโดยดูต้นขั้วเช็คประกอบด้วยรายการที่ตรงกันให้เช็คถูก รายใดไม่ตรงให้เช็ดผิดให้รวบรวมรายการที่ไม่ตรงมาทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร
  • นำรายการที่ไม่ตรงกันมาจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เมื่อรวบรวมรายการมาทำงบพิสูจน์สามารถจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากได้ 3 วิธี

4 การจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร สามารถกระทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากได้ 3 วิธีคือ

  • วิธีการพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารที่ถูกต้อง คือวิธีหายอดคงเหลือที่ถูกต้องทั้งสองด้านจะต้องเท่ากัน วิธีนี้จะนิยมทำกันมากที่สุด สามารถจัดทำรูปแบบฟอร์มดังตัวอย่างต่อไปนี้

  • วิธีการพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารไปหายอดเงินฝากตามสมุดกิจการ กิจการ
    สามารถจัดทำยอดกระทบจากอีกฝ่ายไปหายังอีกฝ่ายได้ดังตามแบบฟอร์มต่อไปนี้

  • วิธีการพิสูจน์ยอดเงินฝากตามสมุดบัญชีกิจการไปหายอดเงินฝากธนาคาร

กิจการสามารถจัดทำยอดกระทบจากอีกฝ่ายไปหายังอีกฝ่ายได้ดังตามแบบฟอร์มต่อไปนี้

About these ads

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s